E-Mail-Sicherheit

Der Versand von Informationen und Unterlagen per E-Mail ist sowohl für Sie als auch für uns zeitsparend und einfach. Da E-Mails Ihnen jedoch nicht auf direktem Weg zugestellt werden, sondern diese regelmäßig eine Vielzahl von Zwischenstationen (Server, teilweise auch im Ausland) passieren, kann ein ungesicherter Versand dazu führen, dass die enthaltenen Informationen abgefangen, gelesen oder sogar verändert werden.

Aufgrund unseres eigenen Datenschutzanspruchs sowie berufsrechtlicher und gesetzlicher Vorgaben gehört zur Sicherheit im Datenverkehr neben einer sicheren Internetverbindung und Maßnahmen zum Schutz vor Viren auch die Signatur und Verschlüsselung von Dokumenten und E-Mails.

Da unsere E-Mails in der Regel potentiell schützenswerte Daten enthalten werden unsere ausgehenden E-Mails ausnahmslos über das DATEV Rechenzentrum verschlüsselt.  Dazu werden unsere E-Mails durch den sicheren VPN-Tunnel des Datev-Netzes zum Mailserver der Datev geschickt. Hier wird die E-Mail automatisch in ein PDF-Dokument umgewandelt und mit einem persönlichen Passwort verschlüsselt. Die Datei-Anhänge der E-Mail werden im Original-Format an das PDF-Dokument übergeben.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

  • sichere Verschlüsselung
  • Virensicherheit
  • keine zusätzliche Hardware (Kartenleser, SmartCard etc.) notwendig
  • kein Expertenwissen über Verschlüsselungstechnologien erforderlich
  • Authentizität, Integrität und Vertraulichkeit unserer Kommunikation im Internet

Um die E-Mails lesen zu können benötigen Sie lediglich den Adobe PDF-Reader®. Sofern noch nicht installiert, können Sie den Adobe Reader® für Windows® oder Mac® über die Internetseite http://get.adobe.com/de/reader/ kostenlos herunterladen.

Daneben erhalten Sie von uns Ihr persönliches Passwort zur Entschlüsselung der E-Mails. Bitte beachten Sie, dass dieses Passwort für alle E-Mails gilt, die Sie zukünftig von uns erhalten. Bewahren Sie es sicher auf.

Sofern Sie eine eigene digitale Identität besitzen (DATEV SmartCard oder mIDentity), werden E-Mails von der Steuerberatung Kuegler natürlich weiterhin mit den zugehörigen Zertifikaten verschlüsselt. Dies geschieht unabhängig davon, ob Sie das Zertifikat veröffentlicht haben.

Wenn Sie eine digitale Identität (Zertifikat) besitzen, die von einer anderen Zertifizierungsstelle als DATEV stammt (z.B. TC Trustcenter), können wir dieses Zertifikat auch zur Verschlüsselung der an Sie gerichteten E-Mails verwenden. Bitte teilen Sie uns dies über post@stb-kuegler.de mit. Schritte für die weitere Vorgehensweise erhalten Sie von uns per E-Mail.

Wir hoffen Ihnen mit dem vorgenannten Verfahren eine einfache, gleichzeitig jedoch sichere Möglichkeit zum Schutz Ihrer persönlichen Daten bei der E-Mail Übermittlung anbieten zu können.

Beachten Sie bitte, dass auch im Ausnahmefall eine Versendung von potentiell schützenswerten Daten ohne Verschlüsselung durch uns nicht erfolgt.

Auf die E-Mail sicher antworten

E-Mail öffnen

  1. Öffnen Sie die E-Mail in Ihrem E-Mail-Programm.
  2. In den Anlagen finden Sie eine kennwortgeschützte PDF-Datei. Öffnen Sie die Datei.
  3. Geben Sie das Passwort ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden.Die E-Mail des Absenders wird angezeigt.

E-Mail beantworten

  1. Klicken Sie im geöffneten PDF-Dokument auf die Schaltfläche Sicher antworten.
  2. Ihr Browser öffnet sich und zeigt eine Anmeldeseite an.
  3. Geben Sie Ihr PDF-Kennwort erneut ein.Ein Mail-Formular öffnet sich. Der Empfänger und Sie als Absender sind vorbelegt. Diese Einträge können nicht geändert werden.
  4. Geben Sie Ihren E-Mail-Text ein.
  5. Wenn Sie Anlagen hinzufügen möchten, klicken Sie im Mail-Formular auf die Schaltfläche Durchsuchen, wählen Sie einen Anhang und klicken Sie auf die Schaltfläche Datei hochladen. Der Anhang wird an Ihre E-Mail angefügt.Wenn Sie mehrere Anhänge haben, wiederholen Sie diesen Schritt für jede Datei.
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail gesichert senden, um die E-Mail versenden.

Anleitung in YouTube ansehen (externer Anbieter)

Änderung des Passwortes

Sie erhalten kennwortgeschützte PDF-Dateien per E-Mail von uns und möchten das Kennwort ändern. Mit dem geänderten Kennwort können Sie auch zukünftige PDF-Dateien von uns öffnen.

E-Mail öffnen

  1. Öffnen Sie die E-Mail in Ihrem E-Mail-Programm.
  2. In den Anlagen finden Sie eine kennwortgeschützte PDF-Datei. Öffnen Sie die Datei.
  3. Geben Sie das Kennwort ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden.Die E-Mail des Absenders wird angezeigt.

Passwort ändern

  1. Klicken Sie im geöffneten PDF-Dokument auf die Schaltfläche Sicher antworten.
  2. Ihr Browser öffnet sich und zeigt eine Anmeldeseite an.
  3. Geben Sie Ihr PDF-Kennwort erneut ein.Ein Mail-Formular öffnet sich.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kennwort ändern.
  5. Geben Sie das PDF-Kennwort ein, mit dem Sie sich angemeldet haben.
  6. Vergeben Sie ein neues Kennwort. Es muss mindestens 12 Zeichen lang sein. Es müssen mindestens zwei Klein-, zwei Großbuchstaben und zwei Ziffern verwendet werden.
  7. Bestätigen Sie das neue Kennwort und klicken Sie auf OK.

Wenn die Schaltfläche Kennwort ändern inaktiv ist, haben Sie vermutlich ein altes PDF-Dokument mit einem alten Kennwort geöffnet. Wählen Sie in diesem Fall eine aktuelle E-Mail von uns.

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